Nel contesto attuale, la conformità alle normative antiriciclaggio è fondamentale per gli studi professionali. In particolare, l’articolo 35 del D.lgs. 231/2007 impone specifici obblighi riguardo alla segnalazione delle operazioni sospette. È imperativo che i professionisti comprendano non solo quando effettuare una segnalazione, ma anche le modalità corrette per farlo, come tutelarsi e garantire la riservatezza dei soggetti coinvolti. Il caso dei controlli negli studi professionali.
L’obbligo di segnalazione (Art. 35 D.lgs. 231/2007)
Il primo aspetto da considerare è che ogni professionista ha l’obbligo di inviare senza ritardo una segnalazione di operazioni sospette alla UIF (Unità di Informazione Finanziaria), possibilmente prima di compiere l’operazione. La legge precisa che questo obbligo scatta quando il professionista sa, sospetta o ha motivi ragionevoli per ritenere che siano state compiute, siano in corso o siano tentate operazioni di riciclaggio o finanziamento al terrorismo. Questa normativa si applica indipendentemente dall’entità dei fondi coinvolti, purché emerga un collegamento con attività illecite.
Elementi di sospetto
In base alle indicazioni dell’art. 35, i segnali di sospetto possono derivare da diverse circostanze, quali:
Caratteristiche
Norme di normalità e congruità delle operazioni.
Entità
Valutazione del valore delle operazioni nel contesto complessivo.
Natura
Esame della periodicità o della singolarità dell’operazione.
Altre circostanze
Informazione acquisita dai professionisti nel corso dell’attività svolta.
Elementi di sospetto
Un elemento di sospetto ricorrente è l’utilizzo frequente o ingiustificato di operazioni in contante, anche se sotto le soglie di rilevanza. Un prelievo o un versamento in contante non coerente con il profilo di rischio del cliente deve essere oggetto di attenta valutazione.
La difesa del segreto professionale
È importante sottolineare che, come stabilito dall’art. 35, co. 5, il “legal privilege” implica che l’obbligo di segnalazione non si applichi alle informazioni ottenute dai professionisti nell’esercizio delle loro funzioni di difesa o rappresentanza legale di un cliente. Questo crea una fondamentale distinzione tra le informazioni protette e quelle soggette a segnalazione.
Tempistiche di segnalazione
La segnalazione di operazioni sospette deve essere effettuata senza ritardo, fermo restando che i soggetti obbligati si devono astenere dal compiere l’operazione fino a quando non hanno provveduto alla segnalazione. Sono previste eccezioni solo nei casi in cui l’operazione non possa essere rinviata senza compromettere la normale operatività o ostacolare indagini in corso (principio, questo, valido in prevalenza per gli intermediari bancari e creditizi).
Riservatezza e protezione del segnalante
La normativa stabilisce importanti misure di protezione per chi effettua una segnalazione. Ai sensi dell’art. 38, i soggetti obbligati e gli organismi di autoregolamentazione devono garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Qualsiasi violazione di questa riservatezza può comportare sanzioni severe, inclusa la reclusione da due a sei anni, se la divulgazione non autorizzata dell’identità del segnalante avviene.
Divieto di comunicazione
Inoltre, l’art. 39 del D.lgs. 231/2007 sancisce un divieto assoluto per i soggetti tenuti alla segnalazione di comunicare al cliente o a terzi l’avvenuta segnalazione. Eventuali tentativi di dissuadere un cliente da attività illecite non costituiscono violazione del divieto. Tuttavia, è consentita la comunicazione tra professionisti che collaborano allo stesso caso.
Gli esiti della segnalazione
Le segnalazioni possono avere diverse conclusioni, che includono:
1. Archiviazione: se la segnalazione non risulta fondata.
2. Trasmissione agli organismi investigativi: in caso di sospetti fondati, le informazioni vengono passate alla DIA (Direzione Investigativa Antimafia) o NSPV (Nucleo Speciale di Polizia Valutaria).
3. Comunicazione di notizia di reato: trasmesse all’autorità giudiziaria, mantenendo sempre l’anonimato del segnalante.
Modalità di segnalazione
La segnalazione deve essere effettuata direttamente alla UIF o agli organismi di autoregolamentazione competenti. È cruciale che i professionisti seguano scrupolosamente queste procedure, in quanto la corretta affermazione degli obblighi di segnalazione contribuisce non solo alla legalità, ma anche alla reputazione e integrità degli studi professionali.
Segnalazione operazioni sospette
Le modalità di compilazione e di inoltro e il contenuto informativo delle segnalazioni di operazioni sospette sono disciplinate dal Provvedimento del 4 maggio 2011 della UIF, recante le “Istruzioni sui dati e le informazioni da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette”, emanato in attuazione dell’art. 6, co. 4, lett. d) del D.lgs. 231/2007, e dai relativi allegati tecnici, pubblicati e aggiornati periodicamente sul sito internet dell’autorità.
UIF
Le segnalazioni sono trasmesse in via esclusivamente telematica, tramite il portale Internet dedicato INFOSTAT-UIF della Banca d’Italia.
Per accedere ai servizi del portale, i segnalanti devono preventivamente iscriversi al sistema di anagrafe dei segnalanti della UIF, seguendo le indicazioni riportate nella pagina “Modalità di accesso al portale Infostat-Uif” del suddetti sito.
Contenuto segnalazione
Il contenuto della segnalazione si articola in quattro principali sezioni informative:
- dati informativi della segnalazione, in cui sono riportate le informazioni che identificano e qualificano la segnalazione e il segnalante;
- elementi informativi, in forma strutturata, sulle operazioni, i soggetti, i rapporti e i legami intercorrenti tra gli stessi;
- elementi descrittivi, in forma libera, sull’operatività segnalata e sui motivi del sospetto;
- eventuali documenti allegati.
Compilazione e inoltro
La compilazione e l’inoltro delle segnalazioni avviene tramite l’utilizzo del data entry disponibile sul portale INFOSTAT-UIF ovvero mediante caricamento, sul medesimo portale, di file predisposti con applicativi proprietari, sviluppati in autonomia dai segnalanti, secondo gli standard prescritti negli allegati 3a e 3b del Provvedimento del 4 maggio 2011 della UIF.
Controlli
Le segnalazioni sono sottoposte ad un duplice livello di controlli automatici, effettuati dai segnalanti, mediante gli strumenti di diagnostica disponibili sul portale, e dai sistemi informativi della UIF (in fase di acquisizione della segnalazione), volti ad assicurare l’integrità e la compatibilità delle informazioni fornite.
Segnalazioni circa infrazioni relative all’uso del contante
Le segnalazioni circa irregolarità relative al limite di utilizzo del contante devono essere inoltrate agli uffici delle Ragionerie Territoriali dello Stato (RTS), per mezzo dell’applicativo SIAR (Segnalazioni Infrazioni Antiriciclaggio); questo è un canale elettronico che la Ragioneria Generale dello Stato ha sviluppato per permettere una migliore gestione delle segnalazioni di infrazioni, relative agli illeciti in materia di Antiriciclaggio, tra le Ragionerie Territoriali dello Stato e gli istituti bancari e finanziari, nonché tutti gli altri soggetti, obbligati alla comunicazione al Ministero dell’Economia e delle Finanze, ai sensi dell’art. 51, comma 1, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.
Registrazione al Siar
L’applicativo consente ai Soggetti segnalatori di inserire le segnalazioni trasmettendole direttamente alle Ragionerie Territoriali dello Stato competenti, ottenendo una standardizzazione degli invii sull’intero territorio nazionale. E’ necessaria la preventiva registrazione sul relativo portale.
Conclusioni
Il rispetto delle disposizioni di cui al D.lgs. 231/2007 è essenziale per i professionisti in quanto assicura una gestione responsabile delle operazioni e la prevenzione di attività illecite. La preparazione adeguata e la consapevolezza delle proprie responsabilità possono ridurre il rischio di subire l’applicazione di sanzioni antiriciclaggio, anche di rilevante ammontare, e contribuire a un ambiente di lavoro più sicuro e conforme alle normative vigenti. È bene pertanto che i professionisti adottino un approccio proattivo e informato nella gestione delle operazioni sospette, garantendo al contempo la riservatezza e la protezione dei dati eventualmente segnalati.
