Guida completa dopo l’accesso della Guardia di Finanza in agenzia immobiliare.

1. Il fenomeno del riciclaggio e la normativa di contrasto.

Il riciclaggio di denaro rappresenta uno dei fenomeni criminali più insidiosi per l’economia legale, consistendo nell’insieme di operazioni volte a reintrodurre nel circuito economico legale capitali di provenienza illecita, occultandone l’origine delittuosa. Il contrasto a tale fenomeno costituisce una priorità per il legislatore nazionale ed europeo, che hanno progressivamente rafforzato gli strumenti di prevenzione e repressione.

La normativa italiana di riferimento è costituita dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, che ha recepito le direttive europee in materia di prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo. Tale decreto, più volte modificato e integrato nel corso degli anni, ha esteso progressivamente gli obblighi antiriciclaggio a numerose categorie di operatori economici e professionali, tra cui l’agenzia immobiliare.

L’importanza di tale adempimento risiede nell’attuazione di una tutela preventiva, nella quale viene affidato un ruolo determinante ai destinatari delle norme, cui sono demandati la verifica dell’adeguata conoscenza del cliente e la cura degli assetti organizzativi più adeguati finalizzati ad adempiere il fondamentale obbligo di “due diligence“. Come evidenziato dalla giurisprudenza, lo svolgimento dell’obbligo di adeguata conoscenza della clientela è ritenuto il perno della normativa antiriciclaggio e, al contempo, la leva per scardinare comportamenti illegittimi.

2. Gli obblighi imposti all’agenzia Immobiliare ai sensi del D.Lgs. 231/2007

L’agenzia immobiliari rientra tra i soggetti obbligati dalla normativa antiriciclaggio e deve pertanto osservare una serie di adempimenti specifici, la cui violazione comporta l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie di rilevante entità.

2.1 L’obbligo di adeguata verifica della clientela

L’obbligo principale imposto alle agenzie immobiliari consiste nell’adeguata verifica della clientela, disciplinata dagli articoli 18 e seguenti del d.lgs. 231/2007. Tale obbligo impone agli intermediari immobiliari di identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente, di identificare l’eventuale titolare effettivo e adottare misure adeguate e commisurate al rischio per verificarne l’identità, nonché di acquisire e valutare informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale.

La giurisprudenza ha chiarito che l’adeguata verifica non rappresenta un adempimento isolato ma risulta strumentale all’obbligo di segnalazione, poiché solo disponendo di informazioni e documenti relativi ai clienti, alle operazioni e alla provenienza delle somme, il soggetto obbligato può individuare e valutare l’eventuale natura sospetta delle operazioni (cfr. Corte d’appello civile Roma sentenza n. 4008 del 25 giugno 2025).

2.2 L’obbligo di conservazione della documentazione

Gli articoli 31 e 32 del d.lgs. 231/2007 impongono ai soggetti obbligati di conservare i documenti e registrare le informazioni acquisite nell’ambito dell’adeguata verifica della clientela per un periodo di dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo o dall’esecuzione dell’operazione occasionale. Tale obbligo si estende a tutti i documenti necessari per consentire la ricostruzione delle operazioni e garantire la tracciabilità delle verifiche effettuate.

La documentazione deve essere conservata in modalità tale da consentire alle autorità competenti di ricostruire agevolmente l’attività svolta e verificare il corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio. La conservazione può avvenire sia in formato cartaceo che elettronico, purché sia garantita l’integrità e l’accessibilità dei dati.

2.3 L’obbligo di segnalazione di operazioni sospette

L’articolo 35 del d.lgs. 231/2007 prevede che i soggetti obbligati, prima di compiere l’operazione, inviino senza ritardo all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) una segnalazione di operazione sospetta quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura dell’operazione o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita, in base agli elementi a disposizione dei soggetti obbligati, acquisiti nell’ambito dell’attività svolta ovvero a seguito del conferimento dell’incarico.

3. I controlli e gli accessi della Guardia di Finanza per le verifiche sul corretto adempimento degli obblighi per l’agenzia immobiliare.

La Guardia di Finanza, quale organo di polizia economico-finanziaria, è competente a effettuare controlli e verifiche presso le agenzie immobiliari per accertare il corretto adempimento degli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio. Tali controlli vengono condotti sulla base di specifici ordini di servizio e possono essere svolti sia su iniziativa autonoma del Corpo sia su delega del Nucleo Speciale di Polizia Valutaria o dell’Unità di Informazione Finanziaria.

3.1 Le modalità di svolgimento delle verifiche

Le operazioni di controllo si articolano generalmente in una o più fasi di accesso presso la sede dell’agenzia immobiliare, durante le quali i militari operanti procedono all’acquisizione della documentazione rilevante, all’esame dei fascicoli relativi ai clienti e alle operazioni svolte, nonché alla verifica dei sistemi informatici utilizzati per la gestione dell’attività.

Durante l’accesso, i militari redigono un processo verbale nel quale vengono annotate tutte le operazioni compiute, le dichiarazioni rese dal titolare o dal legale rappresentante dell’agenzia, nonché le eventuali irregolarità riscontrate. È fondamentale che il soggetto controllato presti la massima collaborazione, fornendo tempestivamente la documentazione richiesta e rispondendo in modo completo e veritiero alle domande poste dagli operanti.

3.2 Il processo verbale di contestazione

Al termine delle operazioni di verifica, qualora vengano riscontrate violazioni degli obblighi antiriciclaggio, i militari procedono alla redazione di un Processo Verbale di Contestazione (PVC), nel quale vengono dettagliatamente descritte le infrazioni accertate, con indicazione delle norme violate dall’agenzia immobiliare e degli elementi di fatto e di diritto posti a fondamento della contestazione.

Il PVC viene notificato al trasgressore e all’eventuale obbligato solidale (nel caso di società, anche alla persona giuridica), dando avvio al procedimento sanzionatorio amministrativo disciplinato dalla legge 24 novembre 1981, n. 689. È importante sottolineare che il termine di novanta giorni previsto dall’articolo 14, comma 2, della legge n. 689/1981 per la notificazione della contestazione decorre dalla data di completamento dell’accertamento e non dalla data di inizio delle operazioni di verifica.

4. Le casistiche di infrazioni maggiormente ricorrenti

L’analisi della documentazione relativa a casi pregressi e della pertinente giurisprudenza consente di individuare le tipologie di violazioni più frequentemente contestate alle agenzie immobiliari in materia di antiriciclaggio.

4.1 Violazione degli obblighi di adeguata verifica della clientela

La violazione più ricorrente riguarda l’inosservanza degli obblighi di adeguata verifica della clientela, sanzionata dall’articolo 56 del d.lgs. 231/2007. Tale violazione si configura quando l’agenzia immobiliare omette di acquisire e verificare i dati identificativi e le informazioni sul cliente, sul titolare effettivo, sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Le carenze più frequentemente riscontrate includono:

• Mancata acquisizione delle dichiarazioni del cliente ex articolo 22 del d.lgs. 231/2007, nelle quali il cliente deve fornire informazioni sulla propria situazione economica, patrimoniale e finanziaria;
• Assenza di copie dei documenti identificativi dei soggetti coinvolti nelle operazioni (venditori, acquirenti, eventuali delegati o procuratori);
• Omessa acquisizione delle informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale, ovvero sul conferimento dell’incarico e sulle finalità dell’operazione immobiliare;
• Mancata compilazione del modulo di adeguata verifica, che deve contenere il percorso logico-valutativo eseguito dal soggetto obbligato per graduare l’entità delle misure adottate in relazione al rischio rilevato;
• Assenza di visure camerali per i clienti costituiti in forma societaria e mancata identificazione dei titolari effettivi delle persone giuridiche;
• Carente profilazione del cliente, con omessa valutazione del livello di rischio associato al rapporto continuativo o alla prestazione professionale.

Come evidenziato dalla sentenza del Tribunale di Roma n. 18129 del 27 novembre 2024, la mancata predisposizione e compilazione del modulo antiriciclaggio di identificazione ed adeguata verifica impedisce una adeguata profilazione del cliente e una valutazione del rischio specifico, precludendo l’adozione delle misure adeguate per ciascun cliente.

4.2 Violazione degli obblighi di conservazione della documentazione

La seconda tipologia di violazione frequentemente contestata riguarda l’inosservanza degli obblighi di conservazione di dati, documenti e informazioni, sanzionata dall’articolo 57 del d.lgs. 231/2007. Tale violazione si configura quando l’agenzia immobiliare non ha effettuato, in tutto o in parte, la conservazione dei dati, dei documenti e delle informazioni relative alle operazioni svolte.

È opportuno evidenziare che, come noto a chi segue con attenzione questa materia, per l’orientamento recentemente espresso dal Comando dalla Guardia di Finanza, non sarebbe possibile applicare la sanzione di cui all’articolo 57 del d.lgs. 231/2007 congiuntamente alla sanzione ex articolo 56, seppure la legge nulla precisi sul tema.

4.3 La qualificazione delle violazioni: fattispecie base e fattispecie aggravata

L’articolo 56 del d.lgs. 231/2007, come novellato dal d.lgs. 90/2017, prevede due diverse fattispecie sanzionatorie:

• Il comma 1 stabilisce una sanzione amministrativa pecuniaria di 2.000 euro per le violazioni singole e non gravi;
• Il comma 2 prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 2.500 a 50.000 euro per le violazioni gravi, ripetute, sistematiche ovvero plurime.

La giurisprudenza ha chiarito che l’articolo 56 non introduce due autonome fattispecie di illecito amministrativo, ma si limita a graduare la misura della sanzione amministrativa pecuniaria applicabile in caso di inosservanza delle disposizioni relative all’obbligo di adeguata verifica (cfr. Corte d’appello civile Roma sentenza n. 3873 del 19 giugno 2025).

Per la qualificazione della violazione come aggravata devono ricorrere specifici elementi, quali:

• La gravità della violazione, valutata in funzione dell’intensità e del grado dell’elemento soggettivo, del grado di collaborazione con le autorità, della rilevanza ed evidenza dei motivi del sospetto;
• La reiterazione delle condotte, che sussiste quando la violazione segue una precedente contestazione della medesima violazione per cui è stata irrogata una sanzione;
• La sistematicità, che ricorre quando, nell’ambito di una o più contestazioni o verifiche su un numero sufficientemente elevato di singole operazioni, si rilevi per la maggior parte di esse il comportamento sanzionato dalla legge;
• La pluralità delle violazioni, intesa come molteplicità di infrazioni riferite a diversi rapporti o operazioni.

5. L’importanza delle memorie antiriciclaggio: uno strumento fondamentale per la difesa

Le memorie difensive che devono essere predisposte e trasmesse al Ministero dell’Economia e delle Finanze entro trenta giorni dalla notifica del Processo Verbale di Contestazione rappresentano uno strumento fondamentale per ottenere una riduzione della sanzione o, nei casi più favorevoli, l’archiviazione della procedura sanzionatoria; l’indirizzo PEC competente a ricevere le memorie è: dt5reatifinanziari@pec.mef.gov.it

5.1 Il termine perentorio di trenta giorni

L’articolo 18 della legge n. 689/1981 stabilisce che gli interessati, entro il termine di trenta giorni dalla contestazione o dalla notificazione degli estremi della violazione, possono far pervenire all’autorità competente scritti difensivi. Tale termine è perentorio e la sua inosservanza comporta la perdita della possibilità di presentare memorie in sede amministrativa, con conseguente preclusione della possibilità di far valere le proprie ragioni prima dell’emissione del decreto sanzionatorio.

È pertanto essenziale che l’agenzia immobiliare, non appena ricevuta la notifica del PVC, si attivi immediatamente per la predisposizione delle memorie difensive, affidandosi a un avvocato antiriciclaggio che possa valutare compiutamente la fondatezza delle contestazioni e individuare le strategie difensive più appropriate.

5.2 Il contenuto delle memorie difensive

Le memorie difensive devono essere strutturate in modo organico e completo, affrontando tutti i profili rilevanti della contestazione e fornendo una risposta puntuale a ciascuna delle violazioni contestate. La struttura tipica delle memorie comprende:

a) Eccezioni preliminari di carattere procedurale

Prima di affrontare il merito delle contestazioni, è opportuno verificare la sussistenza di eventuali vizi procedurali che potrebbero determinare la nullità o l’inefficacia del PVC. Tra le eccezioni più frequentemente sollevate vi sono:

• La decadenza dal potere sanzionatorio;
• Il difetto di motivazione del PVC;
• La violazione del diritto al contraddittorio.

b) Contestazioni nel merito delle violazioni

La parte centrale delle memorie deve essere dedicata alla confutazione delle singole violazioni contestate, dimostrando l’insussistenza degli elementi costitutivi dell’illecito amministrativo o l’esistenza di circostanze che escludono la responsabilità del trasgressore.

c) Richieste in via subordinata

Qualora non sia possibile dimostrare l’insussistenza delle violazioni contestate, le memorie devono contenere richieste subordinate volte a ottenere la riduzione della sanzione al minimo edittale o comunque a una misura proporzionata alla gravità delle infrazioni.

5.3 La necessità di affidarsi a un legale con esperienza.

La complessità della normativa antiriciclaggio, l’articolazione del procedimento sanzionatorio e la necessità di individuare le strategie difensive più appropriate per contestare le presunte violazioni che implicano l’applicazione delle sanzioni antiriciclaggio, rendono indispensabile l’assistenza di un professionista con esperienza in materia. I tempi estremamente stringenti per la redazione delle memorie (trenta giorni dalla notifica del PVC) impongono inoltre una tempestiva attivazione e una gestione efficiente della fase difensiva.

Un legale che si occupa di antiriciclaggio deve essere in grado, con celerità, di:

• Valutare compiutamente la fondatezza delle contestazioni e individuare eventuali vizi procedurali o sostanziali del PVC;
• Analizzare la documentazione in possesso dell’agenzia immobiliare;
• Predisporre memorie difensive tecnicamente rigorose e giuridicamente fondate;
• Interloquire efficacemente con l’autorità procedente;
• Assistere il cliente anche nelle fasi successive del procedimento, qualora venga emesso il decreto sanzionatorio e si renda necessaria l’opposizione in sede giurisdizionale avanti al Tribunale di Roma.

5.4 Gli esiti possibili del procedimento amministrativo

A seguito della presentazione delle memorie difensive, l’autorità competente (il Ministero dell’Economia e delle Finanze, Dipartimento del Tesoro, Direzione V) procede all’esame della documentazione e può adottare una delle seguenti determinazioni:

• Archiviazione della procedura, qualora ritenga che le violazioni contestate non sussistano o che manchino gli elementi costitutivi dell’illecito amministrativo;
• Riqualificazione delle violazioni, riconducendo le condotte contestate alla fattispecie meno grave di cui all’articolo 56, comma 1, del d.lgs. 231/2007, con conseguente applicazione della sanzione fissa di 2.000 euro anziché della sanzione variabile prevista dal comma 2;
• Riduzione della sanzione, pur confermando la sussistenza delle violazioni contestate, in applicazione dei criteri di cui all’articolo 67 del d.lgs. 231/2007 e tenuto conto delle circostanze attenuanti evidenziate nelle memorie difensive;
• Conferma integrale delle contestazioni, con emissione del decreto sanzionatorio per l’importo indicato nel PVC o per un importo comunque ritenuto congruo dall’amministrazione.

Qualora venga emesso il decreto sanzionatorio, il trasgressore ha la possibilità di proporre opposizione dinanzi al Tribunale della Capitale entro trenta giorni dalla notifica del provvedimento. Il giudizio di opposizione si svolge con il rito del lavoro e consente una piena rivalutazione nel merito della fondatezza della pretesa sanzionatoria. Anche in questo caso il termine, estremamente esiguo, per la proposizione di suddetto ricorso non lascia molto spazio allo studio del caso e della materia qualora non già conosciuti; esso, infatti, non potrà che fondarsi sulle memorie proposte in precedenza che assumono pertanto un ruolo determinante.

Conclusioni

La predisposizione di memorie difensive tecnicamente rigorose e giuridicamente fondate rappresenta uno strumento essenziale per tutelare efficacemente gli interessi delle agenzie immobiliari sottoposte a controlli antiriciclaggio. La complessità della normativa, l’articolazione del procedimento sanzionatorio e la rilevanza delle sanzioni applicabili rendono indispensabile l’assistenza di un avvocato antiriciclaggio, in grado di individuare le strategie difensive più appropriate e di gestire efficacemente il rapporto con le autorità competenti.

L’esperienza giurisprudenziale dimostra che una difesa tempestiva e adeguatamente documentata può condurre a esiti favorevoli, quali: l’archiviazione della procedura, la riqualificazione delle violazioni o la significativa riduzione delle sanzioni irrogate. Al contrario, l’inerzia o la presentazione di memorie generiche e prive di adeguato supporto probatorio preclude la possibilità di ottenere una riconsiderazione della posizione dell’amministrazione e rende più difficile la successiva difesa in sede giurisdizionale.

Per tali ragioni, è fondamentale che le agenzie immobiliari, non appena ricevuta la notifica del Processo Verbale di Contestazione, si attivino immediatamente per affidare a un avvocato antiriciclaggio la predisposizione delle memorie difensive, nel rispetto del termine perentorio di trenta giorni previsto dalla legge.