La verifica da parte della Guardia di Finanza circa la corretta applicazione degli obblighi antiriciclaggio negli studi professionali.

La verifica da parte della Guardia di Finanza circa la corretta applicazione degli obblighi antiriciclaggio negli studi professionali.

La verifica da parte della Guardia di Finanza circa la corretta applicazione degli obblighi antiriciclaggio negli studi professionali.

Come avviene e come essere preparati.

Essere pronti a subire una verifica circa la corretta applicazione delle normative antiriciclaggio è di fondamentale rilevanza per i soggetti obbligati, in particolare professionisti (commercialisti, notai, consulenti del lavoro, ecc.) e imprese che operano nel settore finanziario, ma non solo.

I controlli antiriciclaggio sono un’attività svolta dalla Guardia di Finanza, specificamente dal Nucleo Speciale di Polizia Valutaria, il quale ha il compito di accertare il rispetto delle disposizioni del D.lgs. 231/2007 e del D.lgs. 125/2019, che ha ampliato la platea degli obbligati.

Chi effettua il controllo antiriciclaggio?

Il controllo, come già detto, è condotto dalla Guardia di Finanza, la quale opera con vari strumenti e modalità, anche al fine di garantire la partecipazione del soggetto controllato al necessario confronto endo-procedimentale.

L’irrogazione delle sanzioni per eventuali irregolarità è invece di competenza del Ministero dell’Economia e delle Finanze che, sulla base del P.V.C. trasmesso dai militari, può decretare sanzioni amministrative nei confronti dei presunti soggetti inadempienti.

Controlli antiriciclaggio: fasi e modalità operative.

I controlli antiriciclaggio si articolano in un susseguo di fasi operative, che comprendono attività preliminari e vere proprie verifiche ispettive, svolte sia in caserma che presso la sede dell’interessato.

La prima fase del controllo

La prima fase, che potremmo definire di “controllo preliminare”, ha come obiettivo principale la raccolta di informazioni sul soggetto ispezionato. Nello svolgimento di questa, gli operanti procedono a:

-Verificare la legittimazione all’esercizio dell’attività (iscrizione all’ordine professionale);

-Analizzare la struttura organizzativa, inclusi organigrammi e flussi informativi;

-Identificare il personale incaricato e verificare la presenza di un piano formativo adeguato (svolgimento dei corsi obbligatori annuali in materia di antiriciclaggio);

-Accertare la sussistenza di sistemi di controllo interni volti a garantire l’adempimento degli obblighi normativi, come l’avvenuta redazione, e aggiornamento, del documento di autovalutazione del rischio dello studio (prescritto dalle regole tecniche del CNDCEC).

Se il soggetto ispezionato non è iscritto ad alcun albo?

Non è chiaro, tuttavia, quale sarebbe la conseguenza ove i militari appurassero che il soggetto ispezionato non fosse iscritto ad alcun albo, dato che la norma si deve applicare, senza dubbio, a tutti coloro che svolgono attività di tenuta contabilità conto terzi; probabilmente, non sarebbero applicabili le regole tecniche e le linee guida, valide solo per gli iscritti.

La seconda fase del controllo

La seconda fase è relativa ai “controlli di merito”, si concentra sull’esame documentale per verificare l’applicazione pratica delle procedure previste dalla normativa. I militari procedono alla valutazione del rispetto degli obblighi di:

-Adeguata verifica dei clienti.

-Conservazione dei dati e informazioni.

-Segnalazione delle operazioni sospette.

-Comunicazione al Ministero delle violazioni sulla normativa riguardante l’uso del denaro contante.

La Guardia di Finanza, nell’ambito delle sue funzioni ispettive, può richiedere l’accesso a ulteriore documentazione pertinente all’attività dello Studio professionale.

Il controllo dei fascicoli antiriciclaggio

Una volta completate le fasi preliminari e di merito gli operanti procedono, spesso presso la loro caserma previo asportazione dei fascicoli dallo Studio, all’esame della documentazione predisposta per garantire l’adeguata verifica della clientela.

In tale contesto, la Guardia di Finanza in genere effettua controlli a campione, esaminando i fascicoli cartacei e verificando la loro completezza e correttezza. Tra gli aspetti di rilievo rientrano:

– Presenza della dichiarazione del cliente (mandato professionale).

– Verifica della titolarità effettiva.

– Presenza della valutazione del rischio. 

– Correttezza dell’adeguata verifica in relazione al profilo di rischio attribuito al cliente (schede annuali, biennali, triennali).

– Aggiornamento dei documenti e del controllo costante.

Segnalazioni e comunicazioni

Durante l’ispezione, gli operatori del Nucleo Speciale di Polizia Valutaria si soffermeranno sulle segnalazioni di operazioni sospette e sulle comunicazioni relative a violazioni, verificando tutto il percorso che ha portato alla decisione di effettuare tali segnalazioni. Una mancata segnalazione di operazione sospetta può costituire un elemento sufficiente per avviare un controllo più approfondito.

Collaborazione efficace con le Autorità

È cruciale che i soggetti obbligati si preparino a collaborare in modo attivo con le autorità di controllo, mantenendo una documentazione sempre aggiornata e conforme alle prescrizioni normative. Questa collaborazione non solo facilita il buon esito delle ispezioni ma riduce anche il rischio di sanzioni in caso di eventuali irregolarità, in quanto nel PVC finale gli operanti devono indicare il grado di collaborazione del soggetto ispezionato.

Il Verbale della Guardia di Finanza: normative e procedure

L’ispezione condotta dalla Guardia di Finanza non è soggetta a una durata predeterminata; essa varia in funzione della tipologia del controllo e delle verifiche che i militari ritengono di effettuare. È importante notare che la durata dell’ispezione può altresì estendersi nel corso delle operazioni qualora emergano nuovi elementi che richiedano ulteriori accertamenti.

Termine delle attività ispettive

Oltre ai verbali predisposti nel corso delle operazioni, al termine delle attività ispettive gli agenti redigono il Processo Verbale di Constatazione, un documento che sintetizza in modo dettagliato tutte le operazioni svolte. Anche nel caso in cui il soggetto ispezionato si rifiuti di firmarlo, ne sarà fornita una copia al titolare dello Studio. Questo documento include, inoltre, le domande rivolte al professionista e alle sue figure incaricate, oltre alle relative dichiarazioni rilasciate; nelle dichiarazioni finali è, in genere, consigliabile verbalizzare solo “mi riservo di esporre le mie ragioni nelle sedi opportune”.

Querela di falso

È opportuno, infine, segnalare l’estrema importanza del P.V.C. per il proseguo della vertenza; questo, in caso di ricorso, non potrà essere oggetto di censura di fronte al Giudice in quanto il Tribunale si esprimerà solo sul decreto sanzionatorio emesso dal MEF: per il professionista, l’unico, arduo, mezzo di tutela nei confronti del P.V.C. è infatti rappresentato dalla “querela di falso” art.221 cpc.

La stesura del processo verbale di contestazione

In presenza di violazioni amministrative, la Guardia di Finanza procederà alla stesura di un atto di contestazione, il quale sarà inoltrato al Ministero dell’Economia e delle Finanze per l’eventuale irrogazione di sanzioni. Qualora invece si configurino violazioni penali, i militari avranno l’obbligo di comunicare gli aspetti rilevanti alla competente Autorità Giudiziaria.

La notifica del processo verbale di contestazione

Una volta ricevuta la notifica brevi manu del verbale, il soggetto ispezionato ha a sua disposizione solo trenta giorni per presentare memorie difensive; egli, inoltre, può richiedere un’audizione formale al Ministero, nella quale avrà l’opportunità di esporre le proprie ragioni e contestazioni. Occorre, tuttavia, valutare molto attentamente quest’ultima opportunità, in quanto la richiesta di audizione comporta l’estensione di sei mesi del termine di prescrizione per l’emissione del decreto sanzionatorio da parte del MEF.

Conclusioni

In sintesi, per affrontare con successo un controllo antiriciclaggio è necessario prepararsi adeguatamente, implementando procedure interne solide e garantendo una formazione continua per il personale. La trasparenza e la cooperazione con la Guardia di Finanza sono elementi essenziali per dimostrare la volontà di conformarsi alla legge e prevenire possibili sanzioni. Solo così, i soggetti obbligati si possono districare con successo nel complesso panorama normativo vigente.

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