La fotocopia del documento d’identità non è sufficiente
Fino a pochi anni fa, molti studi professionali ritenevano sufficiente archiviare la carta d’identità, il codice fiscale e la visura camerale del cliente per poter affermare di aver adempiuto all’obbligo di adeguata verifica. Una sentenza del Tribunale di Roma, pubblicata nell’aprile 2026, analizzata in dettaglio su avvocatoantiriciclaggio.it, ha ribadito che questa prassi è del tutto insufficiente dopo la riforma introdotta dal d.lgs. n. 90/2017, e che l’incompletezza sistematica dei fascicoli può condurre alla qualificazione aggravata della violazione.
L’articolo che segue approfondisce il tema dal punto di vista organizzativo dello studio, con indicazioni operative per i colleghi che intendano adeguare le proprie procedure prima che sia un’ispezione a evidenziarne le lacune.
Perché la sola identificazione anagrafica non soddisfa più gli obblighi?
La riforma del 2017 ha superato il vecchio schema, in cui l’adeguata verifica coincideva sostanzialmente con la raccolta del documento di riconoscimento. L’art. 18 del d.lgs. n. 231/2007 articola oggi l’obbligo in quattro pilastri distinti: identificazione del cliente, identificazione del titolare effettivo, acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo, controllo costante nel tempo.
Ciascun pilastro è autonomo e la mancanza anche di uno solo di essi integra la violazione dell’art. 56 del medesimo decreto. Il professionista che raccoglie soltanto la fotocopia della carta d’identità omette tre pilastri su quattro, e la giurisprudenza recente non ha dubbi nel considerare tale omissione tutt’altro che formale.
Cosa significa in concreto identificare il titolare effettivo di una società cliente?
Per ogni cliente che sia una persona giuridica, il commercialista è tenuto a risalire alla persona fisica che possiede o controlla l’ente ai sensi dell’art. 20 del d.lgs. n. 231/2007. Nella pratica, ciò si traduce nell’acquisizione di visure camerali aggiornate, nella ricostruzione della catena societaria quando essa non sia lineare e, dove necessario, nell’acquisizione dei patti parasociali o di altri strumenti rilevanti.
Il fascicolo deve documentare il percorso logico seguito dal professionista per individuare il titolare effettivo: non è sufficiente annotare un nome, ma occorre dimostrare come si sia giunti a quell’identificazione. L’acquisizione tardiva, ossia effettuata soltanto dopo l’intervento degli ispettori, è stata più volte ritenuta dalla giurisprudenza inidonea a sanare la violazione.
Come strutturare il fascicolo antiriciclaggio dello studio?
Il fascicolo di ciascun cliente dovrebbe contenere almeno i seguenti elementi: il documento d’identità del cliente (e, per le persone giuridiche, del legale rappresentante), la visura camerale, il codice fiscale, il certificato partita iva, la documentazione relativa all’individuazione del titolare effettivo, la scheda di profilatura contenente lo scopo e la natura del rapporto professionale, l’incarico professionale conferito, la valutazione del rischio di riciclaggio assegnata al cliente e la documentazione attestante i controlli periodici effettuati.
Il tema si collega strettamente alla questione della conoscenza personale del cliente, già approfondita su questo blog in un precedente articolo dedicato ai limiti dell’identificazione basata sulla sola familiarità con il cliente. La conclusione è la medesima: la conoscenza diretta, al pari della sola carta d’identità, non è un surrogato ammissibile della documentazione che la legge richiede.
Un numero ridotto di clienti può evitare la sanzione aggravata?
No. La sentenza dell’aprile 2026 è chiara: la qualificazione aggravata ai sensi dell’art. 56, comma 2, del d.lgs. n. 231/2007 non dipende dalla quantità dei clienti coinvolti, ma dalla sistematicità delle omissioni e dal loro carattere reiterato. Nel caso esaminato, le carenze riguardavano sette clienti su otto verificati, e presentavano tutte la stessa fisionomia: la sistematica omissione di ogni adempimento diverso dall’identificazione anagrafica.
Il principio sotteso è che il professionista il quale, pur nel vigore della nuova normativa, non rimoduli le proprie procedure e continui a operare come se la riforma non fosse intervenuta, manifesta un’inerzia organizzativa che qualifica la condotta come plurima e reiterata, indipendentemente dal volume della clientela.
La collaborazione in sede ispettiva può ridurre la sanzione?
L’art. 67 del d.lgs. n. 231/2007 include tra i criteri di commisurazione il livello di cooperazione con le autorità. La sentenza in commento ne offre una dimostrazione concreta: il Tribunale ha ridotto la sanzione da 10.000 a 4.000 euro, valorizzando proprio l’atteggiamento collaborativo tenuto dal professionista durante il procedimento ispettivo. La collaborazione non evita la sanzione, ma può incidere significativamente sulla sua entità.
Si tratta di un orientamento consolidato: altre pronunce del Tribunale di Roma hanno operato riduzioni anche più marcate quando il professionista, pur avendo commesso violazioni, si è dimostrato disponibile e trasparente nel rapporto con gli organi accertatori.
Quali sono le azioni che ogni studio dovrebbe intraprendere adesso?
La prima è la revisione delle procedure interne. Chi utilizza ancora modulistica anteriore alla riforma del 2017 — o, peggio, moduli risalenti alla legge 197/1991 — si espone a un rischio concreto di sanzione. Il CNDCEC ha approvato nel marzo 2026 nuovi strumenti operativi e schede di valutazione del rischio, aggiornati alle regole tecniche emanate nel gennaio 2025: adottarli è il primo passo.
La seconda è la formazione. Il personale dello studio che gestisce i fascicoli antiriciclaggio deve conoscere i quattro pilastri dell’adeguata verifica, saper compilare la scheda di profilatura e riconoscere i casi in cui è necessaria una verifica rafforzata. La terza, infine, è la revisione dei fascicoli esistenti: le posizioni aperte prima della riforma e tuttora attive dovrebbero essere integrate con la documentazione mancante, prima che sia un controllo ispettivo a evidenziare la lacuna.
La presente analisi ha finalità esclusivamente informative e non costituisce consulenza legale. Per la valutazione di fattispecie concrete si raccomanda di rivolgersi a un professionista abilitato.
